Kartę kierowcy pobierasz co najmniej raz na 28 dni, dane z tachografu (jednostki pojazdowej) co najmniej raz na 90 dni, a pobrane pliki przechowujesz minimum 12 miesięcy. To cała odpowiedź. Wynika z rozporządzenia (UE) nr 581/2010 i nie zależy od tego, ile pojazdów masz w garażu. Reszta tego wpisu to praktyka: jak to ogarnąć, żeby nie liczyć dni w kalendarzu.
Dwa różne terminy — łatwo je pomylić
To są dwa osobne obowiązki, choć często wrzuca się je do jednego worka. Najprościej w tabeli:
| Co pobierasz | Jak często (minimum) | Czego dotyczy |
|---|---|---|
| Karta kierowcy | co 28 dni | aktywność konkretnego kierowcy |
| Tachograf (jednostka pojazdowa) | co 90 dni | dane z pamięci urządzenia w pojeździe |
Karta kierowcy to mniejsza pamięć, dlatego krótszy cykl. Jak kierowca jeździ dużo, pamięć karty potrafi się zapełnić nawet szybciej niż w 28 dni i wtedy najstarsze wpisy zaczynają się nadpisywać. Dlatego „co najmniej co 28 dni" traktuj jako górną granicę, a nie cel. U intensywnie pracujących kierowców pobieramy częściej.
Tachograf w pojeździe ma większą pamięć, stąd 90 dni. Ale tu też obowiązuje zasada: pobierasz zanim dane zaczną się nadpisywać i zanim sprzedasz albo zezłomujesz pojazd. Po sprzedaży nie odzyskasz już tego, co było w środku.
Po co w ogóle te dane trzymać
Bo to Twój dowód w razie kontroli. Inspektor z ITD może sprawdzić, czy firma pobiera dane regularnie i czy ma je zarchiwizowane za co najmniej ostatnie 12 miesięcy. Brak plików to nie tylko kara, to też brak materiału do rozliczania kierowców — czasu pracy, nadgodzin, naruszeń. Bez danych nie policzysz wynagrodzenia uczciwie ani nie obronisz się przy reklamacji.
W praktyce 12 miesięcy to absolutne minimum. My doradzamy trzymać dłużej, bo roszczenia pracownicze i kontrole potrafią sięgać wstecz.
Co grozi za brak pobrania
Kwoty są poglądowe — podstawą jest ustawa o transporcie drogowym, a taryfikator bywa nowelizowany. Rząd wielkości jednak się trzyma:
- 500 zł za każdy pojazd, z którego nie pobrano danych z tachografu w terminie,
- 500 zł za każdego kierowcę, którego karty nie sczytano na czas.
Przy jednym busie to drobiazg. Przy flocie ośmiu pojazdów i sześciu kierowców jedna zaniedbana kontrola robi się szybko liczbą z czterema zerami. Szerzej rozpisaliśmy taryfikator we wpisie jakie kary za brak legalizacji tachografu i inne wpadki.
Jak to robić bez stresu
Masz dwie drogi. Pierwsza: pilnujesz sam. Kupujesz czytnik, ustawiasz przypomnienia, co 28 dni biegasz do kierowców po karty, co 90 dni podpinasz się pod każdy pojazd, a pliki segregujesz i backupujesz. Da się. Tylko że jeden urlop albo jeden chory kierowca i termin ucieka.
Druga droga: oddajesz to nam. W ramach pobierania i archiwizacji danych pilnujemy terminów za Ciebie, zgrywamy pliki, sprawdzamy ich kompletność i trzymamy archiwum zgodnie z przepisami. Ty dostajesz spokój i komplet danych gotowy na kontrolę albo do rozliczeń.
Stawki są proste:
- pobieranie danych — od 100 zł,
- rozliczanie kierowców — 100 zł miesięcznie.
Pełne ceny znajdziesz w cenniku. Często łączymy te dwie usługi, bo skoro i tak mamy Twoje pliki, to od razu liczymy czas pracy i naruszenia — nie ma sensu robić tego dwa razy.
Częsty błąd: mylenie pobierania z legalizacją
To zupełnie inne rzeczy. Pobieranie danych to cykl 28/90 dni i robi się je zdalnie albo czytnikiem. Legalizacja tachografu to badanie okresowe co 2 lata (art. 23 rozp. UE 165/2014), które wykonujemy na stacji w Poznaniu. Jedno nie zwalnia z drugiego — pojazd może mieć ważną legalizację i jednocześnie zaległe pobranie danych. Kontrola sprawdza oba.
Krótko na koniec
Trzy liczby do zapamiętania: 28 dni (karta), 90 dni (tachograf), 12 miesięcy (archiwum). Jeśli nie chcesz ich pilnować ręcznie, zadzwoń — 661 430 600, czynne pon.–sob. 7–21. Podaj liczbę pojazdów i kierowców, a ustawimy stały harmonogram pobierania i archiwizacji, żebyś więcej o tym nie myślał. Albo napisz przez kontakt.